Zawartość
Posiadanie skutecznego systemu archiwizacji pozwala zaoszczędzić czas i energię, gdy masz ważne informacje, które należy szybko przywołać z dużej liczby plików. Istnieją dwa rodzaje systemów segregowania danych: systemy wykorzystujące liczby lub systemy numeryczne oraz systemy wykorzystujące litery lub systemy alfabetyczne. Nauka korzystania z tych systemów jest niezbędna do podjęcia decyzji o tym, który jest dla Ciebie najlepszy. Chociaż istnieje kilka kategorii, zrozumienie podstaw tych systemów archiwizacji jest łatwe.
Wybierz typ systemu alfabetycznego i numerycznego, który najlepiej działa dla typów dokumentów, które chcesz złożyć. Istnieją trzy podstawowe systemy alfabetyczne do rozważenia i cztery systemy numeryczne, z których najczęstszym jest system dziesiętny. Te trzy systemy alfabetyczne to: aktualna, encyklopedia i geograficzna.
Zacznij od zdefiniowania systemu „miejscowego alfabetu”. Jest to również znane jako „słownik” i jest najłatwiejsze do zrozumienia. W tym przypadku każdy plik podaje tytuł, a tytuły te są ułożone w kolejności alfabetycznej od A do Z. Nie są one pogrupowane w tematy i nie mają kategorii, więc ten system jest zwykle najlepszy dla mniejszych ilości plików.
Zapoznaj się z „encyklopedią” lub „klasyfikowanym” systemem. W tym systemie istnieją duże, nadrzędne nagłówki lub tematy, takie jak historia lub filozofia, które zawierają mniejsze przedmioty pogrupowane alfabetycznie. Jeśli jest to wymagane, wewnątrz tych podtytułów mogą znajdować się dodatkowe pliki ułożone alfabetycznie. Na przykład w historii możesz mieć podtytuły z dziesięcioleciami, a wewnątrz tych plików, pliki określające pewne aspekty historii, takie jak technologia lub wojna. Te podkategorie można kontynuować, dopóki nie poczujesz, że system archiwizacji jest dla Ciebie wydajny.
Rozważ poznanie systemu „geograficznego” dla dokumentów zawierających informacje dotyczące miejsc. Podobnie jak system encyklopedii, system ten ma główne kategorie, takie jak kraje lub stany z podkategoriami, takimi jak miasta lub miasta, ułożone w porządku alfabetycznym.
Zrozumieć przynajmniej podstawy systemów archiwizacji dziesiętnej. Jest to system dziesiętny Deweya, który jest najczęściej wykorzystywany przez biblioteki do klasyfikowania książek i materiałów referencyjnych według numerów wywoławczych. W takim przypadku możesz mieć nie więcej niż 10 kategorii ze względu na ograniczenie dziesiętne używania tylko liczb od zera do dziewięciu. Te dziesięć kategorii można następnie podzielić na 10 dodatkowych kategorii tak często, jak to konieczne, w taki sam sposób, jak działa system alfabetyczny encyklopedii.
Podziel system dziesiętny na łatwe do nauczenia części. Na przykład, być może twoja obecna biblioteka wymaga trzech miejsc po przecinku, więc dziesięć kategorii będzie wymienionych jako 000, 100, 200 itd., Każda z tytułem. Wewnątrz każdej z nich znajdowałyby się podkategorie, takie jak 002 lub 103, aż wszystkie miejsca dziesiętne zostaną wypełnione. W tym przypadku 002 oznacza kategorię w tysiącach lat, a 103 oznacza kategorię w latach 100. Ten system jest odpowiedni dla bardzo dużych ilości informacji, ponieważ liczby dziesiętne można rozszerzać i dodawać w razie potrzeby.